Klauzula informacyjna Modułu Krajowej Bazy - Elektronicznego Centrum Obsługi Programów Ochrony Klimatu i Raportowania (ECO2PORTAL)
Zgodnie z art. 13 ust. 1-2 oraz art. 14 ust. 1-2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119, s. 1) - dalej „RODO” - Instytut Ochrony Środowiska-Państwowy Instytut Badawczy (dalej: „IOŚ-PIB”) jako Administrator danych osobowych, informuje:
I.Administratorem danych osobowych jest IOŚ-PIB z siedzibą w Warszawie, ul. Słowicza 32, 02-170 Warszawa, wpisany do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000032034. W imieniu IOŚ-PIB działa Dyrektor.
II. Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych (IOD), z którym można się kontaktować pod adresem iodo@ios.edu.pl
III. Kategorie osób/podmiotów, których dane dotyczą oraz informacja o wymogach/warunkach podania danych:
Użytkownicy wprowadzający dane i informacje do modułu Krajowej Bazy - ECO2PORTAL (w tym użytkownicy wskazani przez podmioty, które reprezentują):
Podanie danych jest wymogiem wynikającym z:
- art. 64 ust. 1 oraz art. 86 ustawy z dnia 12 czerwca 2015 r. o systemie handlu uprawnieniami do emisji gazów cieplarnianych (dalej: USHE),
- art. 3 ust 2 rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) 2019/1842 z dnia 31 października 2019 r. ustanawiającego zasady stosowania dyrektywy 2003/87/WE Parlamentu Europejskiego i Rady w odniesieniu do dalszych ustaleń dotyczących dostosowań przydziału bezpłatnych uprawnień do emisji ze względu na zmiany w poziomie działalności (dalej: rozporządzenie 2019/1842),
- oraz pkt 1.1 lit e), pkt 1.2 lit a) oraz pkt 1.6 lit c) Załącznika nr IV do rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) 2019/331 z dnia 19 grudnia 2018 r. w sprawie ustanowienia przejściowych zasad dotyczących zharmonizowanego przydziału bezpłatnych uprawnień do emisji w całej Unii na podstawie art. 10a dyrektywy 2003/87/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (dalej: rozporządzenie 2019/331),
- oraz art. 27 ust.1 lit.t rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2018/2067 z dnia 19 grudnia 2018 r. w sprawie weryfikacji danych oraz akredytacji weryfikatorów na podstawie dyrektywy 2003/87/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (dalej: rozporządzenie 2018/2067);
oraz art. 68 ust. 3 i pkt 2 załącznik X rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2018/2066 z dnia 19 grudnia 2018 r. w sprawie monitorowania i raportowania w zakresie emisji gazów cieplarnianych na podstawie dyrektywy 2003/87/WE Parlamentu Europejskiego i Rady oraz zmieniające rozporządzenie Komisji (UE) nr 601/2012 (dalej: rozporządzenie 2018/2066)
Jeżeli nie przekazał(a) nam Pan/Pani swoich danych osobowych bezpośrednio, informujemy, że otrzymaliśmy je od podmiotu, który Pan/Pani reprezentuje.
Użytkownicy modułu Krajowej Bazy - ECO2PORTAL oraz inne osoby - w zakresie prowadzenia Help Desk, infolinii, udzielania wsparcia merytorycznego i technicznego związanego z wykonaniem obowiązków ustawowych, prowadzenia szkoleń, udzielania informacji na żądanie upoważnionych organów administracji i sądów.
Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji wyżej wskazanych celów.
IV. Cel przetwarzania danych osobowych
Dane osobowe przetwarzane będą zgodnie z art. 6 ust. 1 RODO 1) c) oraz lit e) - w celu i zakresie niezbędnym do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze oraz w celu i zakresie niezbędnym do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym:
prowadzenia modułu Krajowej Bazy - ECO2PORTAL w zakresie Krajowych Środków Wykonawczych w kategorii dane zwykłe (podmiotów upoważnionych do wprowadzania danych i informacji do systemu oraz użytkowników wskazanych przez te podmioty) na podstawie przepisów:
- art. 64 ust. 1 ustawy z dnia 12 czerwca 2015 r. USHE;
- art. 3 ust 2 i ust.3 rozporządzenie 2019/1842;
- oraz pkt 1.1 lit e), pkt 1.2 lit a) oraz pkt 1.6 lit c) Załącznika nr IV do rozporządzenie 2019/331;
- oraz art. 27 ust.1 lit.t rozporządzenie 2067/2067
prowadzenia czynności pomocowych i wspierających użytkowników systemu ECO2PORTAL w szczególności w celu:
- udzielania wsparcia merytorycznego i technicznego związanego z wykonaniem obowiązków ustawowych (infolinia, Help Desk);
- wykonania obowiązku prawnego udzielenia informacji na żądanie upoważnionych organów władzy publicznej, organów administracji i sądów oraz udzielania informacji o środowisku;
- prowadzenia szkoleń.
V. Źródło pochodzenia danych osobowych:
Dla podmiotów wymienionych w dziale III punkt 1 niniejszej klauzuli dane osobowe pochodzą z:
- formularza wniosku o uzyskanie dostępu do konta podmiotu w module Krajowej Bazy - ECO2PORTAL i/lub KWIE (Krajowego Węzła Identyfikacji Elektronicznej),
- formularza dodawania raportu dotyczącego poziomu działalności (dostępny dla zalogowanego użytkownika),
Konsekwencją niepodania danych osobowych będzie brak możliwości uzyskania dostępu do modułu Krajowej Bazy - ECO2PORTAL.
Dla czynności pomocowych i wspierających użytkowników modułu Krajowej Bazy - ECO2PORTAL w szczególności w celu prowadzenia Help Desk, call center, udzielania wsparcia merytorycznego i technicznego związanego z wykonaniem obowiązków ustawowych,
Dane osobowe podawane są bezpośrednio przez osoby, których dotyczą, w momencie realizacji ww. celów tj. podczas zgłaszania problemu na Help Desk, infolinię, składania wniosku o udzielenie informacji. Konsekwencją niepodania danych osobowych będzie brak możliwości realizacji wyżej wskazanych celów.
VI. Udostępniania danych osobowych
Do danych osobowych mogą mieć dostęp:
- organy władzy publicznej uprawnione do uzyskania takich informacji na podstawie przepisów prawa;
- Komisja Europejska;
- uprawnione na podstawie umowy powierzenia podmioty obsługi informatycznej między innymi: system elektronicznego zarządzania korespondencją ERP, firmy świadczące usługi archiwizacji i niszczenia dokumentów;
- biegli rewidenci, firmy prawnicze;
- administrator danych może ujawniać dane osobowe, w zakresie imienia i nazwiska oraz adresu korespondencyjnego, podmiotom świadczącym usługi pocztowe lub kurierskie.
VII. Kategoriami przetwarzanych danych osobowych:
dla użytkowników systemu wprowadzających dane i informacje do modułu Krajowej Bazy - ECO2PORTAL oraz użytkownicy wskazani przez te podmioty są: imię i nazwisko, pesel lub data urodzenia, adres poczty elektronicznej osoby upoważnionej, numer telefonu, nazwa reprezentowanej instytucji;
dla czynności pomocowych i wspierających użytkowników modułu Krajowej Bazy - ECO2PORTAL w szczególności w celu prowadzenia Help Desk, infolinii, udzielania wsparcia merytorycznego i technicznego związanego z wykonaniem obowiązków ustawowych, prowadzenia szkoleń, udzielania informacji na żądanie upoważnionych organów administracji i sądów w zależności od rodzaju prowadzonego działania mogą to być następujące kategorie danych osobowych: nazwisko i imię, nazwa podmiotu, adres, adres poczty elektronicznej, numer telefonu.
W przypadku komunikowania się przez posiadacza lub jego upoważnionych przedstawicieli z IOŚ-PIB (np. za pośrednictwem poczty e-mail, faksu, telefonu) w celu uzyskania pomocy lub w innych sprawach, administrator danych zarejestruje związane z tym faktem informacje, w tym udzielone przez niego odpowiedzi.
VIII. Okresy przetwarzania danych osobowych:
dane osobowe w systemie modułu Krajowej Bazy - ECO2PORTAL będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji obowiązku ustawowego ciążącego na administratorze, nałożonego na KOBiZE i IOŚ-PIB art. 3 i 4 ustawy o systemie zarządzania emisjami gazów cieplarnianych i innych substancji;
w odniesieniu do udzielania wsparcia merytorycznego i technicznego związanego z wykonaniem obowiązków ustawowych
- Minimum 2 lata w komórce organizacyjnej od zakończenia sprawy oraz min. 10 lat w Archiwum Zakładowym IOŚ-PIB (kat. arch. BE10),
- ze względu na ewentualną konieczność obrony przed roszczeniami, nie dłużej niż 10 lat po udzieleniu odpowiedzi (art. 442 (1) § 1 Kodeksu cywilnego).
w odniesieniu do udzielania informacji na żądanie upoważnionych organów władzy publicznej, organów administracji i sądów:
- Obsługa prawna spraw sądowych i spraw w postępowaniu administracyjnym wynosi od udzielenia informacji: minimum 2 lata w komórce organizacyjnej oraz min. 10 lat w Archiwum Zakładowym IOŚ-PIB (kat. arch BE10). Okres przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy.
- W pozostałych sprawach czas przechowywania dokumentów wynosi minimum 2 lata w komórce organizacyjnej od zakończenia sprawy oraz min. 10 lat w Archiwum Zakładowym IOŚ-PIB (kat. arch. BE10),
- w przypadku udostępniania informacji publicznej okres przechowywania wynosi minimum 2 lata w komórce organizacyjnej od zakończenia sprawy oraz min. 10 lat w Archiwum Zakładowym IOŚ-PIB (kat. arch. B10)
w odniesieniu do wniosków osoby, której dane dotyczą, w sprawie realizacji praw osoby, o których mowa w art. 15-21 RODO:
- od zamknięcia sprawy: minimum 2 lata w komórce organizacyjnej oraz 10 lat w Archiwum Zakładowym IOŚ-PIB (kat. arch. B10).
IX. Prawa osób, których dane są przetwarzane
Przysługuje Państwu prawo do:
- dostępu do treści swoich danych oraz otrzymania ich kopii oraz prawo do sprostowania danych (w sytuacji, gdy są nieprawidłowe lub niekompletne), a także w uzasadnionych przypadkach ich usunięcia lub ograniczenia przetwarzania (prawo to ograniczone jest na gruncie art. 17 ust. 3 lit b, d i e RODO).
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy RODO.
Ograniczenia:
Administrator, przy zapewnieniu odpowiednich środków służących ochronie interesu lub podstawowych praw i wolności osoby, której dane dotyczą nie przekazuje informacji, o których mowa w art. 15 ust. 1–3 RODO (prawo dostępu do danych), jeżeli wykonanie tych obowiązków:
- uniemożliwi lub znacząco utrudni prawidłowe wykonanie zadania publicznego, a interes lub podstawowe prawa lub wolności osoby, której dane dotyczą, nie są nadrzędne w stosunku do interesu wynikającego z realizacji tego zadania publicznego lub
- naruszy przepisy o ochronie informacji niejawnych.
W przypadku gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1 i 3 RODO (prawo dostępu do danych), wymaga niewspółmiernie dużego wysiłku związanego z wyszukaniem danych osobowych, administrator wezwie osobę, której dane dotyczą, do udzielenia informacji pozwalających na wyszukanie tych danych.
Przepis art. 64 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2025 r. poz. 1691) stosuje się odpowiednio.